Wydarzenia sezonowe, targi, festiwale i produkcje filmowe mają jedną wspólną cechę: zaplecze jest potrzebne bardzo intensywnie, ale tylko przez określony czas. Zamiast budować lub kupować obiekt, który po kilku tygodniach przestanie być potrzebny, organizatorzy coraz częściej wybierają wynajem gotowej, wyposażonej przestrzeni modułowej.
Przestrzeń potrzebna tylko na czas projektu
Organizacja wydarzenia często wymaga stworzenia tymczasowego zaplecza niemal od zera. Trzeba znaleźć miejsce dla zespołu produkcyjnego, cateringu, obsługi technicznej, gości specjalnych czy osób odpowiedzialnych za akredytacje.
Podobnie wygląda sytuacja przy produkcjach filmowych. Ekipa może przez kilka tygodni pracować w jednej lokalizacji, potrzebując w tym czasie biura, garderoby, pomieszczenia socjalnego i miejsca do przechowywania sprzętu. Po zakończeniu zdjęć cała infrastruktura musi jednak szybko zniknąć.
W takich warunkach elastyczność ma większe znaczenie niż trwałość inwestycji.
Jeden pawilon, wiele zastosowań
W zależności od układu wnętrza pawilon może pełnić różne funkcje. Może działać jako biuro produkcyjne z biurkami i miejscem do spotkań, punkt akredytacji z ladą obsługi, garderoba dla artystów albo strefa VIP odseparowana od głównego ruchu uczestników.
Często wykorzystywany jest również jako zaplecze cateringowe, pomieszczenie dla ochrony, punkt medyczny czy przestrzeń dla organizatorów i partnerów wydarzenia.
Dobrze dobrany pawilon do wynajęcia pozwala więc zastąpić kilka prowizorycznych namiotów bardziej uporządkowaną i komfortową przestrzenią, którą łatwiej zabezpieczyć przed deszczem, upałem czy chłodem.
Szybka dostawa przy napiętym harmonogramie
W branży eventowej terminy są zwykle nieprzesuwalne. Koncert, targi czy premiera filmu odbędą się konkretnego dnia, dlatego opóźnienie w przygotowaniu zaplecza może wpłynąć na pracę całego zespołu.
Z tego powodu kluczowe znaczenie ma możliwość dostarczenia gotowego pawilonu i ustawienia go w krótkim czasie. Obiekt przyjeżdża na miejsce w dużej mierze przygotowany do użytkowania, dzięki czemu zakres prac montażowych na terenie wydarzenia jest ograniczony.
Ma to szczególne znaczenie na placach festiwalowych i parkingach przy halach targowych, gdzie dostęp techniczny jest często możliwy tylko przez kilka dni przed rozpoczęciem imprezy.
Wyposażenie warto zamówić razem z obiektem
Sam pusty moduł nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych. Jeżeli pawilon ma być gotowy do pracy od razu po ustawieniu, warto wcześniej ustalić jego wyposażenie.
Najczęściej potrzebne są:
- instalacja elektryczna z odpowiednią liczbą gniazd,
- oświetlenie wewnętrzne i zewnętrzne,
- klimatyzacja lub ogrzewanie,
- biurka, stoły i krzesła,
- szafki lub regały,
- rolety albo zasłony,
- podstawowe wyposażenie socjalne,
- dodatkowe zabezpieczenia drzwi i okien.
Zamówienie tych elementów razem z pawilonem ogranicza liczbę osobnych dostawców i zmniejsza ryzyko, że część wyposażenia dotrze za późno.
Logistyka ustawienia i demontażu
Przed dostawą trzeba dokładnie sprawdzić miejsce ustawienia obiektu. Teren powinien zapewniać możliwość dojazdu pojazdu transportowego i sprzętu potrzebnego do rozładunku.
Na płycie festiwalowej istotne będzie przygotowanie stabilnego podłoża oraz sprawdzenie przebiegu instalacji i dróg technicznych. Na parkingu przy hali trzeba z kolei uwzględnić organizację ruchu, drogi pożarowe i dostęp dla pozostałych dostawców.
Równie ważny jest demontaż. Po zakończeniu wydarzenia pawilon powinien zostać sprawnie odłączony od mediów, przygotowany do transportu i zabrany bez utrudniania pracy ekip sprzątających czy demontujących pozostałą infrastrukturę.
Co trzeba ustalić przed dostawą?
Organizator powinien wcześniej potwierdzić, czy zarządca terenu wyraża zgodę na ustawienie tymczasowego obiektu w konkretnej lokalizacji. Trzeba również sprawdzić dostęp do energii elektrycznej, wody i kanalizacji, jeśli są potrzebne.
Warto ustalić maksymalną dopuszczalną powierzchnię zajęcia terenu, możliwości przejazdu cięższego transportu oraz zasady obowiązujące na obiekcie. W przypadku dużych imprez wszystkie elementy zaplecza powinny być również uwzględnione w planie organizacyjnym wydarzenia.
Dobrze przygotowana logistyka pozwala uniknąć sytuacji, w której pawilon dotrze na miejsce, ale nie będzie można go ustawić w zaplanowanym punkcie.
Dlaczego wynajem jest korzystniejszy niż zakup?
Przy wydarzeniu trwającym dwa lub trzy tygodnie zakup własnego pawilonu oznaczałby konieczność rozwiązania kolejnych problemów po jego zakończeniu. Trzeba znaleźć miejsce do przechowywania obiektu, zadbać o transport, konserwację i przygotowanie do kolejnego użycia.
Wynajem przenosi dużą część tych obowiązków na dostawcę. Organizator płaci za okres, w którym rzeczywiście korzysta z przestrzeni.
Rozwiązanie to sprawdza się również przy wydarzeniach cyklicznych. Nawet jeśli festiwal odbywa się co roku, nie zawsze opłaca się przechowywać własną infrastrukturę przez pozostałe jedenaście miesięcy.
Profesjonalne zaplecze nawet przy krótkich przygotowaniach
Tymczasowość nie musi oznaczać prowizorki. Estetyczny pawilon z klimatyzacją, oświetleniem i odpowiednim wyposażeniem może wyglądać profesjonalnie zarówno jako strefa dla partnerów biznesowych, jak i zaplecze dla artystów czy biuro organizacyjne.
Dla branży eventowej i produkcyjnej największą zaletą jest możliwość szybkiego reagowania. Pawilon do wynajęcia można dobrać do konkretnej funkcji, dostarczyć na miejsce wydarzenia, użytkować przez potrzebny okres, a następnie sprawnie usunąć. Dzięki temu organizator zyskuje funkcjonalną przestrzeń bez tworzenia trwałej infrastruktury tam, gdzie jest ona potrzebna tylko przez kilka dni lub tygodni.